Ein Bericht von unserem 13. Open Space – dieses Mal aus Berlin

Am 7. Mai war der 13. firmenweite Open Space bei jobvalley. Gleichzeitig war es der allererste, der nicht in der Zentrale in Köln stattfand, sondern im Berliner Büro. Diesen Umstand nutzte ich mit einer Kollegin dazu, bereits am Samstag anzureisen, um ein bisschen durch Berlin zu schlendern und uns mit einem Bekannten zu treffen, der dort wohnt.

Den Montag verbrachten wir im Berliner Büro, wo wir ein wenig den nächsten Tag vorbereiteten und ansonsten unserer ganz normalen Arbeit nachgingen. Homeoffice im Büro sozusagen. Mir waren bis dahin nur zwei der Berliner Kolleg*innen persönlich bekannt, den Rest kannte ich gar nicht oder nur durch schriftliche Kommunikation in Tickets oder Slack, war also ganz interessant, die mal alle kennenzulernen.

Die Ergebnisse werden auf Plakaten festgehalten

Die aktuelle Struktur unserer Open Spaces sieht so aus: Zuerst werden Fortschritte in Projekten seit dem letzten Open Space präsentiert, dann werden die Sessions für den aktuellen Marktplatz geplant, anschließend geht es in 45-minütige Sessions. Während der Sessions wird auf Plakaten festgehalten, was besprochen wurde, was die Teilnehmenden mitgenommen haben und was mögliche nächste Schritte sind. Während des Open Spaces und beim Closing können alle diese Plakate durchlesen, um einen kurzen Überblick über die behandelten Themen zu bekommen.

Am Ende sucht jeder der Geschäftsführer sich ein Thema aus, dessen Sponsor er sein möchte. Das bedeutet, dass er diejenigen, die daran interessiert sind, aus den Next Steps ein kleines Projekt zu machen, bei dieser Arbeit unterstützt.

Meditation in der Mittagspause

Mein Thema „Achtsamkeit und Stressmanagement“ aus dem letzten Open Space war eines der Themen, die als Projekte ausgewählt wurden. In der Zwischenzeit hatten wir einiges an Material gesammelt und beschlossen, dieses in verschiedener Form bald zu veröffentlichen. Außerdem sollte es bei diesem Open Space eine weitere Session zum Thema geben, welche mit einer Meditation starten sollte. Diese Session war richtig erfolgreich. Wir waren bestimmt 20 Leute, die sich von einer Berliner Kollegin mit Erfahrung als Systemischer Coach durch eine kleine Meditation leiten ließen und anschließend darüber unterhielten, wie wir das Thema weiter in der Firma verankern könnten.

Als nächste Schritte haben wir festgelegt, eine kleine interne Website zu erstellen, in der wir mehr über Achtsamkeit und Meditation erklären und außerdem in möglichst vielen Standorten einen Raum zum Meditieren zu bieten. In Köln haben wir diesen Schritt auch sofort umgesetzt: Jeden Montag nach dem Mittagessen treffen wir uns zu einer kleinen (von einer Meditations-App geführten) Meditation.

Auch die anderen Themen waren spannend: Unsere neuen Data und Mobile Teams haben einen Einblick in ihre Arbeit gegeben, Fragen beantwortet und Feedback eingeholt. Es gab Sessions zu Mitarbeiterbindung und darüber, wie wir die Werte der Firma noch besser in den Arbeitsalltag integrieren können, sowie einige Sessions zu konkreten Arbeitsabläufen, Problemen und interessanten Ideen/Erkenntnissen in verschiedenen Abteilungen. Ich bin gespannt auf den Fortschritt in den ausgewählten Projekten!

Vorteile von einem firmenweiten Open Space

Ich finde allerdings, dass der Wert eines solchen Events weit über den Inhalt der Sessions hinausgeht:

1. Es ist super, um innerhalb der Firma zu netzwerken. Man kann einfach viel besser telefonisch oder schriftlich kommunizieren, wenn man einmal direkt persönlich mit einer Person geredet hat und ein wenig über ihre Art zu kommunizieren und ihre Arbeitsweise weiß.

2. Man bekommt eine ganz andere Art von Feedback, wenn man Menschen bei ihrer Arbeit mit den Produkten, die man entwickelt hat, beobachten kann oder sie zumindest in ihrem normalen Arbeitsumfeld dazu befragt. Vieles an wichtigen Informationen geht verloren in Terminen wie Reviews, weil man dort oft nicht den genauen Prozess erinnert oder die kleinen, aber nervigen Probleme gerade nicht im Kopf hat.

3. Es hilft sehr, mal über den eigenen Tellerrand hinauszublicken und sich mit Kolleg*innen aus anderen Standorten und Abteilungen in einer entspannten Atmosphäre auszutauschen. Dadurch kann man Probleme oft einfacher lösen oder negatives Feedback besser aufnehmen, weil man sich an den netten Menschen erinnert, mit dem man mal bei der Pizza über den besten Italiener in Köln und Berlin gequatscht hat.

Ich freue ich auf den nächsten Open Space, der pünktlich zum Sommerfest wieder in Köln stattfinden wird, und den übernächsten, zu dem wir wieder an einen anderen Standort reisen werden.