Corona, und was jetzt? Wie wir über Nacht zur Remote Company geworden sind

Grundsätzlich ist Remote-Arbeit bei jobvalley schon seit langem möglich, wurde über die verschiedenen Abteilungen und die 23 Standorte aber sehr unterschiedlich praktiziert – bis jetzt. Wegen der Ausbreitung des Corona-Virus in Deutschland lassen viele Firmen, die die Möglichkeit haben, ihre Mitarbeiter\*innen von zuhause aus arbeiten. Für jobvalley war es ab Montag, dem 16. März, so weit. Die offizielle Ansage: Alle ins Homeoffice! Die Pandemie hat schnelles Handeln notwendig gemacht und so wurden die meisten auch von der Empfehlung überrascht, bis auf Weiteres von zuhause zu arbeiten. Besondere Situationen erfordern Kreativität und Improvisationstalent. Vielen fehlte die Zeit, sich einen entsprechenden Arbeitsplatz einzurichten, Hardware musste nach Hause transportiert werden und zum Teil sogar erstmal eine stabile Internetverbindung organisiert werden. Je nach Abteilung und den bis dahin gelebten Homeoffice-Regeln gab es ganz unterschiedliche Herausforderungen.

Technisch gut aufgestellt

Technisch haben wir bereits in den letzten Jahren gute Voraussetzungen geschaffen, die uns den Übergang zum firmenweiten Homeoffice nun erleichtert haben. So arbeitet der Großteil unserer Mitarbeiter\*innen ausschließlich auf Notebooks und mit web-basierter Software und ist damit unabhängig vom Arbeitsplatzrechner. Viele Services wurde bereits in den vergangen Jahren von lokalen Servern auf Cloud-Server migriert. Das Herzstück unseres operativen Unternehmens, die selbstentwickelte Unternehmenssoftware jobvalley Works, läuft ausschließlich in der Cloud und ist für Mitarbeitende von jobvalley jederzeit und von jedem Ort der Welt erreichbar – bei gleichzeitiger Einhaltung hoher Sicherheitsstandards.

Die interne Kommunikation des gesamten Unternehmens wurde nach und nach auf Slack umgestellt, nachdem das Tool über mehrere Jahre vor allem in der Software-Entwicklung und im Marketing intensiv genutzt und getestet wurde. Daneben setzen wir unternehmensweit auf das browserbasierte Gmail sowie die G Suite mit Google Docs für klassische Anwendungsszenarien wie Tabellenkalkulation, Texterstellung oder Präsentationen.

Die telefonische Erreichbarkeit und der direkte Kontakt zu unseren Studierenden und Unternehmenskunden ist für jobvalley von großer wirtschaftlicher Bedeutung. Ein immenser Vorteil für die Aufrechterhaltung der telefonischen Kommunikationskanäle ist die IP-Telefonie ohne eigene Telefonanlage an den Standorten. Der Umzug ins Homeoffice war so innerhalb von kürzester Zeit und ohne komplexe Umkonfiguration unserer cloudbasierten Telco-Lösung umsetzbar. Insgesamt waren wir IT-seitig besser auf die Situation vorbereitet als viele andere Firmen, die zunächst erst noch Remote-Strukturen schaffen oder die passende Hardware bestellen mussten.

Trotz guter Voraussetzungen hat eine so plötzliche Krise aber auch für uns große Herausforderungen mit sich gebracht. Weltweite Lieferengpässe für Hardware, vor allem Chromebooks, erschweren die kurzfristige Ausrüstung der wenigen Mitarbeiter\*innen, die derzeit noch auf Desktop-Computer angewiesen sind. In solchen Situationen ist Engagement und Improvisationstalent gefragt. Aufgaben, die normalerweise mehrere Monate dauern, hat unser IT-Team in 48 Stunden erledigt – und nebenbei allen, die vorher selten oder noch gar nicht im Homeoffice gearbeitet hatten, Hilfestellung gegeben, um Telefone und Notebooks an der heimischen Infrastruktur zu betreiben.

Soziale Herausforderungen durch wochenlanges Homeoffice

Mit den technischen Herausforderungen konnten wir also gut umgehen. Aber wie klappt die Organisation und Kommunikation, wenn alle von einem Tag auf den anderen von zuhause aus arbeiten? In der Softwareentwicklung zum Beispiel sind die meisten mit Remote-Arbeit sehr vertraut. Wir sind es gewohnt, dass fast immer Teammitglieder remote an Scrum-Meetings teilnehmen, wir kommunizieren hauptsächlich über Slack und arbeiten viel mit Calls und Screensharing. Die meisten verbringen im Schnitt aber nur ein bis zwei Tage die Woche im Homeoffice und sind somit die meiste Zeit doch im Büro. Daher war die Umstellung auf komplett remote erstmal eine Herausforderung, über die sich viele im ersten Moment nicht unbedingt gefreut haben.

Nicht umsonst ist #homeoffice auf Twitter einer der Hashtags, die zur Zeit am meisten trenden. Für viele bedeutet der Umstieg zum vorübergehend dauerhaften Heimarbeiten eine große Umstellung. Die Aussicht, wochenlang von zuhause aus zu arbeiten, bringt auch soziale Herausforderungen. Gerade für Menschen, die alleine wohnen oder denen es schwer fällt, sich zu Hause zu strukturieren und denen der feste Ablauf eines Arbeitstages samt sozialer Kontakte zu Kolleg\*innen fehlt.

Erst im dauerhaften Homeoffice merkt man eigentlich, wie wichtig auch der persönliche Austausch über Teams hinweg ist. Es fehlen Orte wie die Kaffeemaschine oder die Teeküche, wo man sich trifft, smalltalkt, etwas Flurfunk mitbekommt oder auch durch Zufall erfährt, woran andere gerade arbeiten. Im Homeoffice bleibt oft nur der direkte Austausch mit dem eigenen Team, während der Meetings, in Calls und oft privaten Channeln.

Virtuelle Teeküche gegen Social Distancing

In den verschiedene Standorten, Abteilungen, aber auch abteilungsübergreifend gab es viele Initiativen, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Slack war uns dabei eine große Hilfe – was sich auch in den Zahlen niederschlägt. In den letzten Wochen wurden pro Tag durchschnittlich um die 6000 bis 8000 Nachrichten in Slack verschickt. Seit dem 16. März sind es konstant 27.000 bis 29.000 Nachrichten am Tag. Für die verschiedenen Standorte gibt es nun meist Homeoffice- oder auch auch Pausen-Channels, die wir sehr rege nutzen. Dort kann einfach gequatscht werden, es werden (Online-)Freizeitprogramme geteilt, um gut über die Social-Distancing-Wochen zu kommen und wir treffen uns dort für Kaffeepausen und regelmäßig auch zum Feierabendbier. Kolleg\*innen zeigen ihren Arbeitsplatz, bieten einen Rundgang durch die Wohnung – die Ausnahmesituation gibt viel Anlass zum Austausch. Gerade für Menschen, die alleine wohnen, aber auch für diejenigen mit Familie, ist das eine willkommene Abwechslung.

Eine besonders schöne Idee kam von unserem Berliner Standort, der „digitale Huddles“ als Teamevent und Achtsamkeitsübung durchführt. Für alle, die sich darunter nichts vorstellen können: So ein virtuelles Meeting beginnt mit einer kurzen Atemübung zum Entspannen und Ankommen, Notifications werden bewusst ausgestellt. Dann verteilen alle „Highfives“, also Lob, an Kolleg\*innen ihrer Wahl. Anschließend kann sich jede Person zu Fragen äußern: Was brauche ich, um die kommenden Wochen Remote weiterhin erfolgreich arbeiten zu können? Was kann das Team mir geben oder dazu beitragen? Welchen Tipp habe ich an unser Team? Was liegt mir gerade auf dem Herzen und was schwirrt in meinem Kopf?

Unsere Learnings

Was wir abteilungsübergreifend in zwei Wochen Homeoffice gelernt haben, ist zum einen, dass wir online viel direkter als im Büro kommunizieren. Das Quatschen auf dem Flur wird durch deutlich zielgerichtetere Kommunikation ersetzt. Das kann dazu führen, dass es weniger informellen Austausch, gerade über Teams hinweg gibt, dafür aber effektivere Kommunikation und kürzere Meetings, weil Smalltalk eher entfällt. Wir haben gelernt, bewusst auch dem informellen Austausch Raum zu geben – in Form von digitalem Kaffeeklatsch, gemeinsamen Yoga-Sessions oder Teamevents über Videokonferenzen.

Es hat sich für uns außerdem als besonders wichtig erwiesen, Routinen beizubehalten. Auch außerhalb unserer Scrum-Teams im Development sind morgendliche Calls, die Teilnahme an Dailys und das Schaffen von Räumen zum Austausch und Feedback-Geben sehr wichtig, um Struktur im Arbeitsalltag zu bewahren. Das beste Mittel für direkten und persönlichen Austausch sind natürlich Video-Calls.

Video-Anrufe haben zum einen kurzfristig die Kandidat\*innen-Interviews für die Rekrutierung unserer Studierenden an den Standorten ersetzt. Zum anderen bieten sie auch intern die Möglichkeit, ein Stück Normalität und Routine aufrecht zu erhalten und die Kolleg\*innen regelmäßig auch zu sehen und nicht nur zu hören. So verwenden wir aktuell für Dailys oder Team-Absprachen meistens Slack-Videoanrufe, die leider nur bis zu 15 Teilnehmenden funktionieren. Für Anrufe mit mehreren Personen experimentieren wir aktuell mit Zoom, Hangouts oder Jitsi Meets.

Unser Fazit nach zwei Wochen: Wir haben die Umstellung zur vorübergehenden Remote-Firma noch besser gemeistert als erwartet: Wir greifen uns unter die Arme, passen uns an die Situation an und entwickeln unsere Zusammenarbeit immer weiter. Und wir freuen uns schon, unsere Learnings und neuen Erfahrungen auch in der Zeit nach der Krise anzuwenden.