Transparenter Bewerbungsprozess für alle Teammitglieder

„Was war noch mal mit dem Bewerber, der letztens da war?“, „Wann fängt die Bewerberin von letzter Woche eigentlich an?“, „War das Vorstellungsgespräch mit dem Entwickler schon?“ Fast täglich schwirrten diese und viele ähnliche Fragen bei uns im Büro herum. Klar, wir suchen die Bewerber immer zusammen aus. Aber es ist gar nicht so einfach, dass jeder Mitarbeiter einen Überklick über alle Bewerbungen auf die verschiedenen Positionen behält.

Mehr Überblick durch das transparente Bewerberboard

Wenn wir etwas übersichtlicher gestalten wollen, hängt das meistens mit ein paar Zetteln und Kanban-Boards zusammen. So auch hier: Um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen und ihn für alle Mitarbeiter übersichtlicher zu machen, haben wir uns für ein transparentes Bewerberboard entschieden. Es hängt nun in Form von Post-its an unserer Glasfront im Büro.

Wenn eine Bewerbung auf eine unserer offenen Stellen eingeht, schreiben wir den Namen und das Eingangsdatum auf einen Zettel. Die Post-its wandern ab diesem Zeitpunkt durch die Bewerbungsstatus-Spalten – bis die Bewerber eingestellt sind oder eine Absage erhalten haben.

Neben der Position, auf die sich jemand beworben hat, tragen wir den Termin des Bewerbungseingangs, den Tag der Zu- oder Absage, die Termine für das Telefon- und das Vorstellungsgespräch und, wenn alles gut geht, den ersten Arbeitstag ein.

Jeder Mitarbeiter kann nun, ohne immer nachfragen zu müssen, auf den ersten Blick sehen, in welchem Teil des Bewerbungsprozesses sich ein Bewerber gerade befindet, wann das Vorstellungsgespräch und wann der erste Arbeitstag ist.

Das transparente Bewerberboard passt besser zu unserer Arbeitsweise: Wenn die Einstellung von neuen Mitarbeitern Team- und nicht Chefsache ist, sollten auch alle Informationen transparent und für jeden offen zugänglich sein – und nicht nur in irgendeinem Bewerbungspostfach vergraben liegen.

Die Vorteile des Bewerberboards auf einen Blick:

• Übersichtlichkeit des Bewerbungsprozesses

• Überblick über aktuelle und frühere Bewerber

• Transparenter Bewerbungsprozess für alle Teammitglieder

Schnelleres Bewerbungsfeedback

Unser Bewerberboard hat aber noch einen anderen entscheidenden Vorteil: Dadurch, dass die Bewerber auf dem Board die verschiedenen Stufen durchlaufen, geht keine Bewerbung unter oder wird irgendwo vergessen. Bisher war unsere Bearbeitungszeit vom Eingang einer Bewerbung bis zur endgültigen Zu- oder Absage immer sehr unterschiedlich lang: durchschnittlich 27 Tage von der ersten Mail bis zur Zusage. Das wollen wir ändern.

Zwei Wochen bis zur Einstellung

Wer wartet schon gerne ewig auf eine Antwortmail, wenn er gerade in der Bewerbungsphase ist? Niemand. Richtig. Wir haben nun die Möglichkeit, unseren Bewerbungsprozess besser auszuwerten und lange Wartezeiten für die Bewerber zu vermeiden. Unser Ziel sind zwei Wochen von der ersten Mail bis zur endgültigen Zusage! Das wäre deutlich unter dem bundesweiten Durchschnitt von 28 Tagen.

Außerdem wollen wir jedem Bewerber innerhalb von 24 Stunden eine qualifizierte Antwort geben. Das Bewerberboard soll uns als Tool dabei helfen, unsere Prozesse weiter zu verbessern.